Leren delegeren: 7 stappen voor ondernemers

Laat ons eerlijk zijn: hoe goed je ook bent als ondernemer, er zijn te weinig uren in een werkdag om alles zelf te doen! En neem het van mij aan: je kunt echt niet alles blijven bolwerken na je werkuren en in het weekend.

Wil je duurzaam groeien als ondernemer mét een gezonde balans tussen werk en privé? Dan zal je moeten leren delegeren. Jep.

Leiding geven is niet bij iedereen een aangeboren talent en loslaten is moeilijk – ik weet het – maar écht nodig als je nog wat tijd en ademruimte wilt om aan je business te werken en niet al-tijd in je business (en te genieten buiten je business).

Geen zorgen: delegeren kan je leren! Bovendien is het een kans om je collega’s te helpen groeien. Hieronder vind je mijn tips om te leren delegeren en je tijd zo nuttig mogelijk (uit) te besteden.

Succes ermee!

7 stappen voor ondernemers die (beter) willen leren delegeren

1. Zet je taken eens op een rijtje, verdeel en heers

Om effectief te delegeren, moet je in de eerste plaats natuurlijk een goed beeld hebben van al je taken. Lijst daarom je takenpakket eens op en bepaal voor iedere taak of je ze kunt uitbesteden of niet.

Ideale taken om te delegeren zijn taken die collega’s net zo goed of beter kunnen dan jij, en taken die anderen kunnen leren. Sta geen taken af die eigen zijn aan je rol als leidinggevende: overzicht bewaren, strategische visie bepalen, functioneringsgesprekken, enz.

Je zal zien dat er best veel taken zijn die je zonder problemen kunt uitbesteden. Niet alleen aan collega’s trouwens. Soms is een externe expert de beste optie als de nodige kennis, expertise en ervaring niet in-house aanwezig zijn.

Daarna is het tijd om je koudwatervrees te overwinnen…

2. Geef je collega’s de kans om zich te bewijzen

Angst is een slecht excuus om geen vertrouwen te geven aan je collega’s. Geef ze op z’n minst de kans om zich te bewijzen.

Leren delegeren is een leerproces voor jou, maar nieuwe skills en taken aanleren is dat ook voor je collega’s. Ja, in het begin zullen ze mogelijk fouten maken, trager werken dan jij en niet meteen de kwaliteit opleveren die je verwacht.

Maar hey, je kunt uitbestede taken nog steeds goed opvolgen en bijsturen waar nodig. In feite blijf je even betrokken, maar op een minder operationeel niveau. Zo leer jij stap voor stap delegeren en zo ontwikkelen je collega’s beetje bij beetje nieuwe skills. Win-win.

Het vergt wat risico en investering, maar je biedt je collega’s de mogelijkheid zich te ontwikkelen en je besteedt een deel van je takenpakket geleidelijk aan uit. Alleen maar voordelen op de lange termijn!

3. Zoek de juiste persoon voor de juiste taak

Delegeren doe je niet in het wilde weg. Als je een goed beeld hebt van je takenpakket dan is het tijd om de juiste persoon voor de juiste taak te zoeken. Stel jezelf daarbij volgende vragen:

  • Welke kennis en skills zijn er nodig voor deze taak?
  • Welke kennis en skills hebben je collega’s? Welke collega’s kunnen zich nog verder ontwikkelen dankzij deze taak?
  • Wat zijn de ambities en drijfveren van je collega’s?
  • Wie heeft er tijd en ruimte om deze taak erbij te nemen?

Zoek een match tussen de taak die je wilt delegeren en een medewerker met de juiste skills, motivatie en/of groeimogelijkheden voor maximale effectiviteit.

4. Begin met kleine taken en breid uit

Hou er rekening mee dat collega’s die nog niet de juiste skills of kennis hebben tijd en begeleiding nodig hebben om zich in te werken. Andere collega’s ook trouwens, maar vaak minder.

Is delegeren nieuw voor je? Begin dan met kleine taken. Jij moet immers wennen aan het loslaten en je collega moet leren omgaan met zijn nieuwe verantwoordelijkheden.

Kleine taken zijn vaak makkelijker om uit te voeren, vergen minder begeleiding en hebben een kleine foutenmarge. Gebruik die kleine successen om jouw vertrouwen en het zelfvertrouwen van je collega uit te bouwen.

5. Communiceer duidelijk, baken af en stel deadlines voorop

Effectief leren delegeren zit ‘m in goede communicatie. Baken de opdracht voor je collega erg goed af en vertel hem zorgvuldig welk eindresultaat je verwacht. Pleur niet snel een taak bij de eerste de beste collega die je tegenkomt in de gang.

Focus daarbij vooral op wat je wenst, niet op hoe je het wenst, tenzij je manier van werken of huidige methode absoluut noodzakelijk is. Geef dit dan ook mee, desnoods in een stappenplan of werkstrategie.

Je kunt uiteraard suggesties geven over een mogelijke aanpak of manier van werken, maar respecteer ieders eigen manier van werken en vaardigheden. Sta open voor suggesties en andere pistes. Je weet nooit wat ze opleveren en hoe effectief ze zijn.

Spreek ook een duidelijke deadline en terugkoppelmomenten af. Je mag daarbij zeker wat proactiviteit verwachten. Laat daarna zowel de taak als de medewerker los!

6. Evalueer tijdig en stuur bij waar nodig, maar neem de taak niet terug

Het lijkt een contradictie, maar bij delegeren hoort ook controleren. De eindverantwoordelijkheid blijft nu eenmaal bij jou liggen. Hoe je het ook draait of keert: jij moet verantwoording afleggen voor het eindresultaat.

Dat is beangstigend, want je collega zal mogelijk fouten maken in het begin en niet alles meteen goed aanpakken. Gun hem die fouten ook, en beschouw ze als leer- en groeimomenten.

Wat je ook doet: neem de taak niet terug en los de problemen waar je collega mee kampt ook niet zelf op. Anders leert je collega niets. Het is niet erg als je collega wat moeite heeft met een opdracht, want het werk moet juist uitdagend zijn.

Wees wel beschikbaar voor feedback of in geval van nood en stuur bij als het écht nodig is, maar geef je collega in eerste instantie voldoende ruimte om zelfstandig te zijn, problemen zelf op te lossen en eigen beslissingen te nemen. Begeleid, maar vermijd micromanagen.

Verwacht ook niet dat je collega meteen even efficiënt te werk gaat als jij. Je kunt tussentijdse evaluaties altijd gebruiken om het proces bij te sturen. Vertrouw boven alles op een goed eindresultaat, anders wordt loslaten moeilijk.

7. Beloon succes

Een belangrijk onderdeel van leren delegeren is de manier waarop je omgaat met succes of falen. Plan steeds een eindreflectiemoment in om te overlopen wat er goed was en wat beter kan.

Levert je collega goed werk op? Dan mag en moet dat gezegd worden! Waardering geeft vertrouwen en werkt motiverend. Is het eindresultaat niet goed? Dan is het ook belangrijk dat je collega mee die verantwoordelijkheid draagt.

Wees kritisch voor je collega’s, maar ook voor jezelf. Vraag je na iedere opgeleverde taak af of je doelstelling realistisch was, of je voldoende info hebt gegeven en of je voldoende beschikbaar was.

Nu is het aan jou, tijger!

Wil jij je sales en marketing uitbesteden?

Zoals gezegd: soms is een externe expert de beste optie als de nodige kennis, expertise of ervaring niet in-house aanwezig is. De sales consultants van EGHT helpen je graag met sales- en marketingadvies en ondersteuning.

Wil jij je sales of marketing uitbesteden zodat jij voldoende tijd en inzet hebt om meer aan dan in je business te werken? Wil je meer ademruimte? Duurzaam groeien met aandacht voor een goede work-life balance? Babbel eens met EGHT. Wij helpen je graag verder!

Commentaar post

Your email address will not be published. Required fields are marked *